Whistleblower system
"We measure the success of our company not only by economic results, but also by principles based on set values. We act responsibly and correctly, comply with the law and international agreements, and exemplify this attitude every day. The principles of our corporate governance guide every employee in the company. Groz-Beckert has shaped this attitude since the company was founded in 1852 – all over the world and each and every day."
(Excerpt from the Groz-Beckert Code of Conduct)
Groz-Beckert does not tolerate violations of the law of any kind (be it corruption, fraud, theft or illegal agreements), discrimination or violations of ordinances or internal regulations. In order to live up to this claim and to prevent damage to our image and sanctions, we also need you to: Help us prevent or resolve grievances at Groz-Beckert or within the supply chain. Work with us to help prevent damage to Groz-Beckert and its employees. Report your suspicion of possible violations of laws, regulations, our Code of Conduct or internal regulations or on human rights and environmental risks or obligations.
You can report such violations via various communication channels shown below. All messages are carefully checked. If necessary, corrective measures are initiated and measures are taken to further improve Groz-Beckert’s Compliance Management System.
We pledge not to take any measures to identify anonymous whistleblowers who do not misuse our whistleblowing system in an illegal manner. Discrimination against whistleblowers will not be tolerated at Groz-Beckert. Persons affected by whistleblowing are presumed innocent until an alleged violation is proven. Your report will be followed up with absolute confidentiality.
-
What reporting channels are available at Groz-Beckert?
Groz-Beckert has set up various reporting channels to give you the greatest possible flexibility and simplify reporting:
You can send your report
by post;
by e-mail to the address specifically set up for this purpose moc.trekceb-zorg@su.llet,
Via the digital whistleblower system "tell us",
using the telephone hotline specially set up for this purpose (direct and as voice message) 5053 01 1347 94+,
or in combination with the aforementioned reporting channels.A personal meeting is also possible on request.
-
Who will hear/read my report?
Groz-Beckert has implemented a Compliance Management System, where the Legal and Insurance department has taken on the role of Central Compliance. We therefore ask you to direct reports by post to them (see "Contacts" for the address). The telephone hotline and the e-mail address moc.trekceb-zorg@su.llet are received directly by the Central Compliance Function.
Even though the Central Compliance Function will handle reports received via the aforementioned channels in the strictest confidence, your anonymity cannot be fully guaranteed and there is no possibility of queries in the case of anonymous reports sent by post.
In order to effectively protect you as a whistleblower, we also offer you our digital whistleblower system "tell us" as a secure communication platform for submitting anonymous reports.
-
Can I also submit a report anonymously?
Yes, Groz-Beckert also offers you the option of submitting reports completely anonymously via its digital whistleblower system "tell us" (link see below).
If you voluntarily provide personal data, the data you provide about yourself will only be used for investigating the report you have made and will be stored for as long as is necessary to clarify the compliance notice and its final processing, including the correction of any identified deficits and the processing of any associated legal proceedings. After this time, your data will only be retained if this is required due to legal, official or contractual retention obligations or is permitted by law.
-
What information should my report contain?
Irrespective of whether you submit your report anonymously or provide us with personal data, the "4 Ws – Who? What? When? Where?" are essential for a successful investigation:
WHO do you think has committed a violation?
WHAT specifically happened (in the "tell us" whistleblower system, we have prepared categories for you here for better classification, which you can use to categorize the violation. For us, the basis of the investigation is a description of the matter that is as detailed as possible)?
WHEN did the violation you reported occur?
WHERE did the violation you reported take place?
The more detailed your answer to these questions in the report, the more successful our investigations are likely to be.
-
What are the next steps after I have submitted a report?
After receiving your report (which we will confirm within 7 days), Groz-Beckert’s Central Compliance Function will assess whether an in-depth investigation is required. An investigation can be performed by in-house or third-party investigation specialists:
The Central Compliance Function is not permitted to conduct the internal investigation. Depending on the content of your report, the Central Compliance Function will determine whether in-house departments (e.g. the relevant management, which is also tasked with rectifying any shortcomings identified in the course of processing the report) are involved, while strictly maintaining confidentiality. If your report concerns an affiliated company, the responsible persons in these companies will be notified, unless you explicitly wish not to involve them. In addition, the Central Compliance Function decides on the involvement of external specialists.
External specialists involved by us (such as lawyers, auditors or forensic experts who investigate the information you provide on behalf of Groz-Beckert) have an obligation to us either by law or contract to keep the information you provide confidential.
In the course of internal or external investigations, persons may be informed and heard about whom a report concerning indications of a compliance violation has been received. Where relevant or required by law, these persons will be given the opportunity to comment on the report during the course of the investigation.
Groz-Beckert may also be legally obliged to provide information on compliance violations to certain government agencies, in particular government investigative authorities or courts. We cannot withhold the information you have provided in the event of disclosure and surrender obligations or in the event of confiscation.
The results of the investigation are then evaluated by the Central Compliance Function. In the event of any misconduct being identified, the Central Compliance Function will then recommend appropriate sanctions to the responsible management.
As a whistleblower, you will receive information about the result of the investigation of the reported violation and the measures taken in response within an appropriate timeframe, at the latest within 3 months after acknowledgement of receipt of your report. The obligation to provide feedback also applies if no result is yet available in the case of longer investigations. In this case, the feedback is limited to information on the current status of the investigations.
Upon completion of the review, your report will be documented in compliance with the confidentiality requirement and deleted three years after the conclusion of the procedure.
-
What must not be included in my report?
Before submitting any report, please check whether there is sufficient reason to assume that the information on which the report is based corresponds to the truth.
Therefore, only provide us with information that you believe to be correct to the best of your knowledge. If you knowingly give false or misleading information, you will face consequences. Knowingly spreading false information is punishable by law in many countries. In general, please do not provide us with any information if this is punishable under the law of your country.
In this context, we would like to point out that people affected by your information or government agencies may have rights to information or seizure. This may be the case, in particular, if the person concerned claims that the information provided against him or her is knowingly or negligently untrue and files a criminal complaint against this.
-
Are there also external reporting channels?
Yes, the Groz-Beckert whistleblower system does not prevent you from submitting your report to an external reporting channel. In Germany these have been set up by the government. The main governmental reporting office in Germany is the Bundesamt für Justiz (Federal Office of Justice). There are also special external reporting offices. The reporting office of the Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen (Federal Financial Supervisory Authority) is responsible for violations regarding financial transactions. There is also an external reporting office at the Bundeskartellamt (Federal Cartel Office) to which reports of antitrust law violations can be submitted.
-
Can I also use the whistleblower system for a complaint under the Supply Chain Due Diligence Act (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz - LkSG)?
Yes, you can also use our whistleblowing system for complaints under the Supply Chain Due Diligence Act. You can use the system to report any suspicion of actual or potential violations of the law of any kind - including human rights and environmental risks or obligations - as well as violations of internal regulations. It is irrelevant whether the suspicion is directed against individual employees of Groz-Beckert or exists in connection with a business or a supplier of Groz-Beckert. In order to submit a complaint under the Supply Chain Due Diligence Act, we simply ask you to select the appropriate category under "Type of violation/risk" that corresponds to the violation of the due diligence obligations in the Supply Chain Due Diligence Act. This will allow us to better process your complaint internally and assign it accordingly.
Go to the digital whistleblower system "tell us"
With the "tell us" whistleblower system, Groz-Beckert offers you the option of addressing reports anonymously or voluntarily using personal information.
Groz-Beckert uses "whistleOps by 2B Advice" for this purpose
It is a platform that includes a ticket system to manage the case, is GDPR compliant and meets all requirements of the Whistleblower Policy.
The data is stored on servers in a high-security data center in Germany. Personal data entered into the whistleblower system is stored in a database operated by 2B Advice. All data is encrypted, password-protected and stored in a secure location, so that access to the content of the electronically stored data is restricted to a narrow group of authorized persons at Groz-Beckert. 2B Advice cannot view the content of the data stored electronically in the database. If you do not enter any personal information yourself, the whistleblower system automatically protects your anonymity via a certified procedure, which is backed up by extensive technical and organizational measures.
The "tell us" whistleblower system will always address your ticket exclusively to the Central Compliance Function of Groz-Beckert KG.
TO THE "tell us" WHISTLEBLOWER SYSTEM
For countries with an obligation to maintain a system in the national language and to report within the country, Groz-Beckert also offers "tell us" in a form where the system is available in the national language and the ticket is processed by the respective Compliance Responsible Person in the respective country. In this case, however, you, as the whistleblower, also have the option of contacting the Groz-Beckert Central Compliance Function directly via the above system.
Country-specific systems:
-
CZECH REPUBLIC
V Groz-Beckert Czech s.r.o. „dále také jen Groz-Beckert“ nestrpíme porušování zákona (korupci, podvody, krádeže, nezákonné dohody), diskriminaci, ani překračování předpisů a interních nařízení. Chceme dostát tomuto nároku a uvést jej do praxe. Obracíme se proto na Vás s prosbou, abyste se podíleli na ochraně firmy před jednáním, které by odporovalo dobrým mravům, a pomohli v případě prošetřování takového jednání. Společně můžeme bránit svoji firmu a své spolupracovníky před újmou. Oznamte své podezření na porušení zákona, předpisů, našeho kodexu chování nebo interních nařízení.
Groz-Beckert poskytuje zaměstnancům a ostatním osobám oznamovací systém, jehož prostřednictvím mohou oznamovat v souvislostí se svou prací nebo jinou obdobnou činností pro Groz-Beckert porušení právních předpisů, pravidel kodexu chování a vnitřních pravidel společnosti Groz-Beckert Czech s.r.o.
-
Jaká protiprávní jednání lze hlásit v režimu ochrany oznamovatelů
V souladu se Zákonem o ochraně oznamovatelů lze hlásit oznámení které :
a) má znaky trestného činu,
b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
c) porušuje tento zákon, nebo
d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti :1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie2), nebo
14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie -
Jaké jsou u Groz-Beckert možnosti oznamování?
Společnost Groz-Beckert pro Vás zřídila následující alternativy, jak můžete podat své oznámení:
- poštou na jméno příslušné osoby;
- elektronicky na email moc.trekceb-zorg@otmanzo, který byl k tomuto účelu založen
- prostřednictvím digitálního oznamovacího systému „tell us“,
- telefonem na horkou linku tel. č. 753 610 783 024+ zřízenou k tomuto účelu včetně možnosti namluvit zprávu
- nebo kombinací výše uvedeného.
Na Vaši žádost jsme Vám k dispozici také formou osobního rozhovoru s příslušnou osobou.
-
Kdo je příjemcem mého oznámení?
Společnost Groz-Beckert jmenovala k předávání oznámení příslušné osoby. Uvádějte prosím jméno této osoby jako adresáta svých oznámení podaných poštou (adresa je uvedena v bodu „Kontakt“). Rovněž při telefonické a emailové komunikaci bude Vaším partnerem příslušná osoba.
S došlými oznámeními nakládáme přísně důvěrně. Přesto nemůže být Vaše anonymita zajištěna bezvýhradně a pokud zašlete oznámení poštou anonymně, nebude žádná možnost dotázat se na další informace.
Jako podavatele oznámení Vás ale chceme účinně chránit, a proto nabízíme navíc digitální oznamovací systém „tell us“, který zajistí bezpečnou komunikaci také v případě anonymních oznámení.
-
Mohu své oznámení podat také anonymně?
Ano, společnost Groz-Beckert Vám umožňuje podat oznámení zcela anonymně díky digitálnímu oznamovacímu systému „tell us“ (viz odkaz níže).
Pokud dobrovolně uvedete své osobní údaje, budou použity výlučně k přezkoumání Vámi sděleného oznámení a budou uchovávány pouze po dobu, která je nezbytně nutná pro jeho objasnění a následného zpracování (v rámci něhož se mohou odstraňovat zjištěné nedostatky, případně může být zahájeno soudní řízení). Poté budou Vaše osobní údaje uchovávány pouze v případě, bude-li to nutné na základě zákonných, úředních nebo smluvních povinností nebo bude-li to povoleno zákonem.
-
Jaké informace by mělo obsahovat moje oznámení?
Pro úspěšné prošetření případu je rozhodující podat informace ke čtyřem otázkám: „Kdo? Co? Kdy? Kde?“ (bez ohledu na skutečnost, zda své oznámení podáváte anonymně, anebo uvádíte své osobní údaje).
KDO se podle Vašeho názoru dopustil porušení ;
CO se konkrétně událo (v digitálním systému „tell us“ máte k dispozici příslušné kategorie; při prošetřování případu je pro nás stěžejní podrobný popis události) ;
KDY se Vámi oznamovaná událost stala ;
KDE se Vámi oznamovaná událost stala ;
Čím budou Vaše odpovědi podrobnější, tím větší je naděje na úspěch našeho šetření.
-
Jaký je další postup po podání mého oznámení?
Jakmile obdržíme Vaše oznámení , jehož přijetí Vám potvrdíme během 7 dnů, přezkoumá příslušná osoba, zda je zapotřebí hlubšího prošetření. Prošetření mohou vykonávat interní nebo externí specialisté.
Příslušná osoba rozhodne podle obsahu Vašeho oznámení za striktního dodržení důvěrnosti, zda se mají na vyšetřování podílet interní místa (např. příslušný management, jehož úkolem je rovněž odstranit nedostatky zjištěné v rámci šetření). Pokud se Vaše oznámení týká dceřiné společnosti, budou v této společnosti informována příslušná zodpovědná místa; ledaže byste si to výslovně nepřáli. Příslušná osoba navíc rozhoduje o přizvání externích specialistů.
Externí specialisté (např. právníci, auditoři nebo forenzní experti, kteří by byli z pověření Groz-Beckert Czech do případu zapojeni) jsou vůči nám smluvně nebo na základě zákonných povinností zavázáni zachovávat mlčenlivost o informacích, které sdělujete.
V rámci interních nebo externích šetření mohou být zpraveny nebo vyslechnuty osoby, které poskytly podněty a důkazy o případném porušení Compliance. Těmto osobám bude umožněno se k oznámení vyjadřovat v průběhu vyšetřování, pokud tak stanovuje zákon nebo pokud je to prospěšné věci. Dále je společnost Groz-Beckert Czech s.r.o. právně povinna poskytnout informace o případech porušení Compliance příslušným státním orgánům, zejména státním vyšetřovacím úřadům nebo soudům. Údaje, které jste nám svěřili, nelze státním orgánům zamlčovat, pokud by tím byla dotčena naše povinnost poskytnout informace nebo vydat nějakou věc, resp. v případech konfiskací.
Příslušná osoba na závěr vyhodnotí zjištěné výsledky a v případě pochybení doporučí příslušnému managementu vhodný postup či opatření.
Jako oznamovatel obdržíte do 30 dnů, v případě skutkově nebo právně složitých posouzení nejpozději do 3 měsíců od potvrzení přijetí Vašeho oznámení, informace o výsledku šetření a o případných přijatých opatřeních. V případě anonymních oznámení platí tato lhůta pouze v případě, že nebude ohroženo přednostní vyřízení neanonymních oznámení. Pokud u delšího vyšetřování dosud není k dispozici výsledek, platí povinnost podat zpětnou vazbu alespoň ohledně aktuálního stavu šetření.
Po skončení šetření bude Vaše oznámení zdokumentováno v souladu s požadavkem důvěrnosti; vymazáno bude po pěti letech ode dne přijetí oznámení.
-
Co nesmí být obsahem mého oznámení?
Před podáním jakéhokoli oznámení si ověřte, zda existuje dostatečný důvod se domnívat, že informace, na nichž je oznámení založeno, jsou pravdivé.
Podávejte nám pouze takové informace, o kterých jste přesvědčeni, že jsou podle Vašeho nejlepšího vědomí pravdivé. Pokud vědomě uvedete nepravdivé nebo zavádějící informace, můžete nést odpovídající následky, protože vědomé šíření nepravdivých informací je v mnoha zemích trestným činem. Neposkytujte obecně žádné takové informace, pokud je to podle zákonů České republiky trestné. Například nelze podat oznámení, které by obsahovalo informace podléhající tajemství právnických (např. advokátní tajemství) nebo zdravotnických profesí; informace které by mohly bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky a informace o činnosti zpravodajských služeb. Dále nesmí být součástí oznámení utajované informace a informace, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení, a dále zvláštní skutečnosti podléhající ochraně podle zákona upravujícího krizové řízení.
V této souvislosti upozorňujeme na to, že osoby, kterých se Vaše oznámení týkají, nebo státní orgány mohou mít právo na informace nebo na zabránění šíření informace. Takový případ může nastat, pokud dotčená osoba uplatňuje tvrzení, že informace poskytnuté proti ní jsou vědomě nebo z nedbalosti nepravdivé, a podá proti tomu trestní oznámení.
-
Existují i externí místa, kde mohu podat oznámení?
Ano, oznamovací systém Groz-Beckert Vám nebrání v tom, abyste své oznámení podali externímu oznamovacímu úřadu. Podle tématu Vašeho oznámení to mohou být příslušné úřady např. ministerstvo spravedlnosti.
Informace o digitálním oznamovacím systému „tell us“
Pomocí digitálního oznamovacího systému "tell us" Vám společnost Groz-Beckert nabízí možnost podávat oznámení digitálně, a to buď anonymně, anebo s dobrovolným poskytnutím osobních údajů.
Společnost Groz-Beckert k tomuto účelu používá systém "whistleOps by 2B Advice".
Tato platforma je v souladu s GDPR a splňuje všechny požadavky směrnice o oznamování; umožňuje zpracovávat oznámený případ tiketovacím systémem.
Údaje jsou uloženy na serverech společnosti ve vysoce zabezpečeném datovém centru. Osobní údaje zadané do systému se nacházejí v databázi provozované společností 2B Advice. Všechny údaje jsou šifrovány, chráněny heslem a uloženy na bezpečném místě, takže přístup k obsahu elektronicky uložených údajů je omezen na úzký okruh příslušných osob ve společnosti Groz-Beckert Czech s.r.o. Společnost 2B Advice nemůže nahlížet do obsahu údajů v databázi. Pokud sami nezadáte žádné údaje, které by umožňovaly vyvozovat závěry o Vaší osobě, systém pro oznamovatele automaticky chrání Vaši anonymitu díky certifikovanému postupu, který je zabezpečen komplexními technickými a organizačními opatřeními.
Prostřednictvím systému pro oznamovatele "tell us" bude Vaše oznámení vždy a výhradně adresováno příslušné osobě Groz- Beckert Czech s.r.o.
Příslušná osoba:
Markéta Cábová
Groz-Beckert Czech s.r.o.
U Sirkárny 739/3, 370 04 České BudějoviceTelefon: 753 610 783 024+
E-Mail: moc.trekceb-zorg@otmanzo -
-
PORTUGAL
Person responsible for compliance:
Mrs. Mónica Gonçalves
Proteção de Dados e Gestão do Meio Ambiente, Saúde e Segurança Ocupacional
Data Protection and Environment, Health and Safety Management
Contact
Dr. Christian H. Müller
Head of Legal and Insurance/General Counsel
(Central Compliance Function as part of the Compliance Management System at Groz-Beckert)
Groz-Beckert KG
Parkweg 2
72458 Albstadt