Hinweisgebersystem

A Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda, criou vários canais de comunicação para lhe proporcionar a maior flexibilidade possível e simplificar a comunicação:

Pode enviar o seu formulário para a pessoa designada pelo RCN

• por correio;
• por e-mail para moc.trekceb-zorg@sevlacnog.acinom,
• Via internet na plataforma digital whistleblower system "tell us",
• por telefone 1652517 22

Sendo possível marcar uma reunião presencial, mediante pedido.

O grupo Groz-Beckert implementou um Sistema de Gestão de Conformidade, no âmbito do qual o departamento Jurídico assumiu a função de Compliance. Por conseguinte, as denúncias recebidas através da Plataforma “Tell us” são visualizadas pelo responsável do Cumprimento Normativo designado na Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda e pelos trabalhadores da Groz-Beckert KG da área de Compliance designados como leitores autorizados com acesso administrativo.

A designação dada aos trabalhadores da Groz-Beckert KG tem por objeto:

a) A receção das denúncias apresentadas no âmbito da Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda, através do canal de denúncias da empresa;
b) Conceder acesso administrativo às denúncias apresentadas através do canal de denúncias da Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda e permitir que os colaboradores designados analisem essas denúncias na plataforma de denúncias;
c) Prestar apoio administrativo relacionado com o funcionamento da plataforma de comunicação, sempre que necessário.

Os trabalhadores designados ficam vinculados, no exercício destas funções, à observância das seguintes condições, nos termos do artigo 9.º, n.º 4, da Lei n.º 93/2021:

a) Atuar com independência e imparcialidade relativamente às estruturas operacionais da Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda;
b) Garantir a confidencialidade da identidade ou anonimato dos denunciantes e de terceiros mencionados na denúncia e o sigilo sobre os factos apurados;
c) Assegurar a proteção de dados pessoais, em conformidade com o RGPD e legislação nacional aplicável;
d) Abster‑se de intervir em processos em que se verifiquem conflitos de interesses, comunicando de imediato tais situações à gerência da Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda.

Por correio, telefone ou e-mail as denúncias recebidas serão apenas endereçadas para o a pessoa designada pelo Responsável do Cumprimento Normativo na Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda.

Sim, a Groz-Beckert oferece a possibilidade de apresentar denúncias de forma totalmente anónima através do seu sistema digital de denúncias «tell us».

Se fornecer voluntariamente dados pessoais, os dados que fornecer serão utilizados exclusivamente para investigar a denúncia que apresentou e serão conservados durante o tempo necessário para esclarecer a notificação de incumprimento e para o seu tratamento final, incluindo a correção de quaisquer deficiências identificadas e o tratamento de quaisquer processos judiciais associados. Após esse período, os seus dados só serão conservados se tal for exigido por obrigações legais de conservação.

Independentemente de enviar a sua denúncia de forma anónima ou de nos fornecer dados pessoais, os «4 Qs – Quem? O quê? Quando? Onde?» são essenciais para o sucesso de uma investigação:

QUEM acha que cometeu uma infração?

O QUE aconteceu especificamente (no sistema de denúncias «Tell us”, preparámos algumas categorias para facilitar a classificação, que pode utilizar para categorizar a infração. Para nós, a base da investigação é uma descrição do caso o mais detalhada possível)?

QUANDO ocorreu a infração que denunciou?

ONDE ocorreu a infração que denunciou?

Quanto mais detalhada for a sua resposta a estas perguntas na denúncia, maiores serão as probabilidades de sucesso das nossas investigações.

Após recebermos a sua denúncia (cuja receção confirmaremos no prazo de 7 dias), a pessoa designada na Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda e o Responsável de Cumprimento Normativo irão avaliará se é necessária uma investigação aprofundada.
Existem alguns requisitos a cumprir na apresentação das denuncias. As denúncias deverão conter os dados necessários para se poder levar a cabo a análise dos factos denunciados. Como tal, a apresentação da denúncia deve cumprir os seguintes requisitos:

• Ser apresentada de boa-fé;
• Ser apresentada em lugar próprio (Canal de Denúncias interno) e no formato adequado (escrita e/ou verbalmente);
• Todas as informações apresentadas têm de ser verídicas, justas e devidamente fundamentadas;
• Conter uma explicação o mais detalhada possível e objetiva sobre os factos e infração/infrações:
• Sempre que possível, deverão ser juntos elementos de prova e/ou testemunhas que atestem a veracidade dos factos descritos na denúncia.

Para o Regime Geral de Proteção de Denunciantes (em Portugal, a Lei n.º 93/2021, que transpõe a Diretiva UE 2019/1937), a regra geral estabelece que o denunciante deve preferencialmente seguir a linha hierárquica, utilizando os canais de denúncia interna antes de recorrer a uma denúncia externa.

A investigação pode ser realizada por especialistas internos ou externos dependendo da tipologia do assunto denunciado:

A investigação interna é da competência da Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda. Dependendo do conteúdo da sua denúncia, será decidido quais os departamentos internos que serão envolvidos, mantendo sempre a confidencialidade. Se a sua denúncia disser respeito a uma empresa afiliada, as pessoas responsáveis nessas empresas serão notificadas, a menos que deseje explicitamente que não sejam envolvidas. Caso seja necessário poderá ser necessário o envolvimento de especialistas externos.

Os especialistas externos por nós envolvidos (tais como advogados, auditores ou peritos forenses que investigam as informações que fornece em nome da Groz-Beckert) têm perante nós a obrigação, por lei ou por contrato, de manter a confidencialidade das informações que fornece.

No decurso de investigações internas ou externas, poderão ser informadas e ouvidas pessoas sobre as quais tenha sido recebida uma denúncia relativa a indícios de uma violação de conformidade. Sempre que relevante ou exigido por lei, estas pessoas terão a oportunidade de se pronunciar sobre a denúncia durante o decurso da investigação.

A Groz-Beckert pode também estar legalmente obrigada a fornecer informações sobre violações a determinadas entidades nomeadamente a autoridades de investigação do governo ou a tribunais. Não podemos reter as informações que nos forneceu no caso de obrigação de divulgação por uma entidade legal.



Os resultados da investigação são, em seguida, avaliados e caso seja identificada qualquer conduta indevida, e o Responsável de Cumprimento Normativo ou pessoa designada na Groz-Beckert Portuguesa, Unipessoal Lda recomendará as sanções adequadas à direção responsável.

Na qualidade de denunciante, receberá informações sobre o resultado da investigação da violação denunciada e as medidas tomadas em resposta, num prazo de 3 meses após a confirmação da receção da sua denúncia.

Para as denuncias efetuadas ao abrigo da Lei n.º 93/2021 (Regime Geral de Proteção de Denunciantes) excluindo as anónimas o denunciante não pode ser alvo de retaliação, discriminação ou outro tipo de tratamento injusto. O tipo de denuncias incluídas neste regime são as especificamente listadas na lei Lei n.º 93/2021.
Para as restantes denuncias prevalece o mencionado nos códigos legais correspondentes.

Antes de enviar qualquer denúncia, verifique se existem motivos suficientes para presumir que as informações em que a denúncia se baseia correspondem à verdade.

Por conseguinte, forneça-nos apenas informações que considere corretas, de acordo com o seu melhor conhecimento. Se fornecer, conscientemente, informações falsas ou de carácter enganador, enfrentará consequências. A divulgação consciente de informações falsas é punível por lei.

Sim, também pode utilizar o nosso sistema de denúncia para comunicar qualquer suspeita de violações reais ou potenciais da lei, de qualquer natureza, incluindo riscos ou obrigações em matéria de direitos humanos e ambientais, bem como violações de regulamentos internos. Para apresentar uma denúncia pedimos-lhe que selecione a categoria adequada em «Tipo de violação/risco» que corresponda à violação previstas na lei. Isto permitir-nos-á processar melhor a sua denúncia internamente e atribuí-la de forma adequada.

V souladu se Zákonem o ochraně oznamovatelů lze hlásit oznámení které :

a) má znaky trestného činu,
b) má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
c) porušuje tento zákon, nebo
d) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti :

1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie2), nebo
14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie

Společnost Groz-Beckert pro Vás zřídila následující alternativy, jak můžete podat své oznámení:

• poštou na jméno příslušné osoby;
• elektronicky na email moc.trekceb-zorg@otmanzo, který byl k tomuto účelu založen
• prostřednictvím digitálního oznamovacího systému „tell us“,
• telefonem na horkou linku tel. č. 753 610 783 024+ zřízenou k tomuto účelu včetně možnosti namluvit zprávu
• nebo kombinací výše uvedeného.

Na Vaši žádost jsme Vám k dispozici také formou osobního rozhovoru s příslušnou osobou.

Společnost Groz-Beckert jmenovala k předávání oznámení příslušné osoby. Uvádějte prosím jméno této osoby jako adresáta svých oznámení podaných poštou (adresa je uvedena v bodu „Kontakt“). Rovněž při telefonické a emailové komunikaci bude Vaším partnerem příslušná osoba.

S došlými oznámeními nakládáme přísně důvěrně. Přesto nemůže být Vaše anonymita zajištěna bezvýhradně a pokud zašlete oznámení poštou anonymně, nebude žádná možnost dotázat se na další informace.

Jako podavatele oznámení Vás ale chceme účinně chránit, a proto nabízíme navíc digitální oznamovací systém „tell us“, který zajistí bezpečnou komunikaci také v případě anonymních oznámení.

Ano, společnost Groz-Beckert Vám umožňuje podat oznámení zcela anonymně díky digitálnímu oznamovacímu systému „tell us“ (viz odkaz níže).

Pokud dobrovolně uvedete své osobní údaje, budou použity výlučně k přezkoumání Vámi sděleného oznámení a budou uchovávány pouze po dobu, která je nezbytně nutná pro jeho objasnění a následného zpracování (v rámci něhož se mohou odstraňovat zjištěné nedostatky, případně může být zahájeno soudní řízení). Poté budou Vaše osobní údaje uchovávány pouze v případě, bude-li to nutné na základě zákonných, úředních nebo smluvních povinností nebo bude-li to povoleno zákonem.

Pro úspěšné prošetření případu je rozhodující podat informace ke čtyřem otázkám: „Kdo? Co? Kdy? Kde?“ (bez ohledu na skutečnost, zda své oznámení podáváte anonymně, anebo uvádíte své osobní údaje).

KDO se podle Vašeho názoru dopustil porušení ;

CO se konkrétně událo (v digitálním systému „tell us“ máte k dispozici příslušné kategorie; při prošetřování případu je pro nás stěžejní podrobný popis události) ;

KDY se Vámi oznamovaná událost stala ;

KDE se Vámi oznamovaná událost stala ;

Čím budou Vaše odpovědi podrobnější, tím větší je naděje na úspěch našeho šetření.

Jakmile obdržíme Vaše oznámení , jehož přijetí Vám potvrdíme během 7 dnů, přezkoumá příslušná osoba, zda je zapotřebí hlubšího prošetření. Prošetření mohou vykonávat interní nebo externí specialisté.

Příslušná osoba rozhodne podle obsahu Vašeho oznámení za striktního dodržení důvěrnosti, zda se mají na vyšetřování podílet interní místa (např. příslušný management, jehož úkolem je rovněž odstranit nedostatky zjištěné v rámci šetření). Pokud se Vaše oznámení týká dceřiné společnosti, budou v této společnosti informována příslušná zodpovědná místa; ledaže byste si to výslovně nepřáli. Příslušná osoba navíc rozhoduje o přizvání externích specialistů.

Externí specialisté (např. právníci, auditoři nebo forenzní experti, kteří by byli z pověření Groz-Beckert Czech do případu zapojeni) jsou vůči nám smluvně nebo na základě zákonných povinností zavázáni zachovávat mlčenlivost o informacích, které sdělujete.

V rámci interních nebo externích šetření mohou být zpraveny nebo vyslechnuty osoby, které poskytly podněty a důkazy o případném porušení Compliance. Těmto osobám bude umožněno se k oznámení vyjadřovat v průběhu vyšetřování, pokud tak stanovuje zákon nebo pokud je to prospěšné věci. Dále je společnost Groz-Beckert Czech s.r.o. právně povinna poskytnout informace o případech porušení Compliance příslušným státním orgánům, zejména státním vyšetřovacím úřadům nebo soudům. Údaje, které jste nám svěřili, nelze státním orgánům zamlčovat, pokud by tím byla dotčena naše povinnost poskytnout informace nebo vydat nějakou věc, resp. v případech konfiskací.

Příslušná osoba na závěr vyhodnotí zjištěné výsledky a v případě pochybení doporučí příslušnému managementu vhodný postup či opatření.

Jako oznamovatel obdržíte do 30 dnů, v případě skutkově nebo právně složitých posouzení nejpozději do 3 měsíců od potvrzení přijetí Vašeho oznámení, informace o výsledku šetření a o případných přijatých opatřeních. V případě anonymních oznámení platí tato lhůta pouze v případě, že nebude ohroženo přednostní vyřízení neanonymních oznámení. Pokud u delšího vyšetřování dosud není k dispozici výsledek, platí povinnost podat zpětnou vazbu alespoň ohledně aktuálního stavu šetření.

Po skončení šetření bude Vaše oznámení zdokumentováno v souladu s požadavkem důvěrnosti; vymazáno bude po pěti letech ode dne přijetí oznámení.

Před podáním jakéhokoli oznámení si ověřte, zda existuje dostatečný důvod se domnívat, že informace, na nichž je oznámení založeno, jsou pravdivé.

Podávejte nám pouze takové informace, o kterých jste přesvědčeni, že jsou podle Vašeho nejlepšího vědomí pravdivé. Pokud vědomě uvedete nepravdivé nebo zavádějící informace, můžete nést odpovídající následky, protože vědomé šíření nepravdivých informací je v mnoha zemích trestným činem. Neposkytujte obecně žádné takové informace, pokud je to podle zákonů České republiky trestné. Například nelze podat oznámení, které by obsahovalo informace podléhající tajemství právnických (např. advokátní tajemství) nebo zdravotnických profesí; informace které by mohly bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky a informace o činnosti zpravodajských služeb. Dále nesmí být součástí oznámení utajované informace a informace, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení, a dále zvláštní skutečnosti podléhající ochraně podle zákona upravujícího krizové řízení.

V této souvislosti upozorňujeme na to, že osoby, kterých se Vaše oznámení týkají, nebo státní orgány mohou mít právo na informace nebo na zabránění šíření informace. Takový případ může nastat, pokud dotčená osoba uplatňuje tvrzení, že informace poskytnuté proti ní jsou vědomě nebo z nedbalosti nepravdivé, a podá proti tomu trestní oznámení.

Ano, oznamovací systém Groz-Beckert Vám nebrání v tom, abyste své oznámení podali externímu oznamovacímu úřadu. Podle tématu Vašeho oznámení to mohou být příslušné úřady např. ministerstvo spravedlnosti.