Hinweisgebersystem
„Den Erfolg unseres Unternehmens messen wir nicht nur an wirtschaftlichen Ergebnissen, sondern an Grundsätzen, die auf festen Wertvorstellungen beruhen. Wir handeln verantwortungsvoll und korrekt, wahren Gesetze und internationale Vereinbarungen und leben diese Haltung täglich vor. Die Prinzipien unserer Unternehmensführung sind handlungsleitend für jeden Mitarbeiter des Unternehmens. Diese Haltung prägt Groz-Beckert seit der Unternehmensgründung im Jahr 1852 – überall auf der Welt und an jedem einzelnen Tag.“
(Auszug Verhaltenskodex Groz-Beckert)
Gesetzesverstöße jeglicher Art (seien es Korruption, Betrug, Diebstahl oder illegale Absprachen) werden von Groz-Beckert ebenso wenig geduldet, wie Diskriminierung oder der Verstoß gegen Verordnungen oder interne Regelungen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden und um Imageschäden und Sanktionen vorzubeugen sind auch Sie gefragt: Helfen Sie uns dabei, Missständen vorzubeugen oder diese aufzuklären. Helfen Sie dabei, gemeinsam Schaden von Groz-Beckert und seinen Mitarbeitern (soweit nachfolgend aus Vereinfachungsgründen nur die männliche Form der Schreibweise gewählt wird, gilt sie jedoch gleichwohl auch für die weibliche und sonstige Bezeichnungen) abzuwenden. Melden Sie Ihren Verdacht auf mögliche Verstöße gegen Gesetze, Verordnungen, unseren Verhaltenskodex oder interne Regelungen.
Derartige Meldungen können Sie über verschiedene, unten dargestellte Kommunikationskanäle an uns richten. Alle Meldungen werden sorgsam geprüft. Soweit erforderlich, werden korrektive Maßnahmen eingeleitet und es werden Korrekturmaßnahmen ergriffen, um das Compliance Management System von Groz-Beckert weiter zu verbessern.
Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht rechtsmissbräuchlich verwenden. Benachteiligungen von Hinweisgebern werden bei Groz-Beckert nicht toleriert. Für Personen, welche von Hinweisen betroffen sind gilt die Unschuldsvermutung, bis ein behaupteter Verstoß nachgewiesen ist. Ihrem Hinweis wird mit absoluter Vertraulichkeit nachgegangen.
Um Ihnen größtmögliche Flexibilität zu ermöglichen und die Meldung zu vereinfachen, hat Groz-Beckert für Sie verschiedene Meldekanäle eingerichtet: So können Sie Ihre Meldung
per Post;
per eMail auf das eigens zu diesem Zweck eingerichtetes Mailpostfach moc.trekceb-zorg@su.llet,
per digitalem Hinweisgebersystem „tell us“,
an die eigens zu diesem Zweck eingerichtete Telefonhotline (direkt sowie als Sprachnachricht) 5053 01 1347 94+,
oder in Kombination der genannten Meldewege abgeben.
Auf Ihren Wunsch hin ist auch ein persönliches Gespräch möglich.
Groz-Beckert hat ein Compliance Management System eingeführt, in dessen Rahmen die Abteilung Recht und Versicherungen die Aufgabe als Zentrale Compliance Funktion übernommen hat. Postalische Meldungen bitten wir Sie daher, an diese zu richten (Anschrift siehe „Kontakte“). Die Telefonhotline geht ebenso wie die eMail-Adresse moc.trekceb-zorg@su.llet geht ebenso direkt bei der Zentralen Compliance Funktion ein.
Auch wenn die Zentrale Compliance Funktion Meldungen, welche über die genannten Wege eingehen, streng vertrauliche behandeln wird, kann Ihre Anonymität nicht vollständig gewährleistet werden und es besteht im Falle der postalischen Zusendung keine Möglichkeit für Rückfragen bei anonymen Meldungen.
Um Sie als Hinweisgeber wirksam schützen zu können, bieten wir Ihnen daher zusätzlich mit unserem digitale Hinweisgebersystem „tell us“ eine gesicherte Kommunikationsplattform zur Abgabe auch anonymer Meldungen.
Ja, Groz-Beckert bietet Ihnen in seinem digitalen Hinweisgebersystem „tell us“ (link siehe unten) auch die Möglichkeit, Meldungen komplett anonym abzugeben.
Soweit Sie auf freiwilliger Basis personenbezogene Daten angeben, werden die von Ihnen zu Ihrer Person mitgeteilten Daten ausschließlich zur Untersuchung der von Ihnen gemachten Meldung verwendet und so lange aufbewahrt, wie die Aufklärung des Compliance Hinweises und dessen abschließende Bearbeitung, einschließlich der Behebung eventuell festgestellter Defizite sowie die Abwicklung gegebenenfalls damit verbundener Gerichtsverfahren, es erfordern. Danach werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann aufbewahrt, wenn dies aufgrund von gesetzlichen, behördlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist oder per Gesetz gestattet ist.
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Meldung anonym abgeben oder uns personenbezogene Daten nennen, sind für eine zielführende Untersuchung die Nennung der „4 W – Wer? Was? Wann? Wo?“ maßgeblich:
WER hat nach Ihrer Auffassung einen Verstoß begangen?
WAS ist konkret geschehen (im digitalen Hinweisgebersystem „tell us“ haben wir hier zur besseren Einordnung Kategorien für Sie vorbereitet, anhand derer Sie den Verstoß kategorisieren können, eine möglichst ausführliche Beschreibung des Sachverhaltes bildet für uns die Grundlage der Untersuchungen)?
WANN hat der von Ihnen gemeldete Verstoß stattgefunden?
WO hat der von Ihnen gemeldete Verstoß stattgefunden?
Je ausführlicher Sie uns diese Fragen in Ihrer Meldung beantworten, desto erfolgsversprechender sind unsere Untersuchungen.
Nach Eingang Ihres Hinweises (welchen wir Ihnen innerhalb von 7 Tagen bestätigen) prüft die Zentrale Compliance Funktion von Groz-Beckert, ob eine vertiefte Untersuchung erforderlich ist. Eine Untersuchung kann über interne oder externe Untersuchungsspezialisten durchgeführt werden:
Die interne Untersuchung ist der Zentralen Compliance Funktion vorenthalten, welche in Abhängigkeit vom Inhalt Ihres Hinweises unter strikter Wahrung der Vertraulichkeit entscheidet, ob interne Stellen (z.B. das zuständige Management, welches auch die Aufgabe hat, die gegebenenfalls im Rahmen der Hinweisbearbeitung entdeckten Defizite zu beheben) involviert werden. Falls Ihr Hinweis eine Tochtergesellschaft betrifft, werden die zuständigen Stellen in diesen Gesellschaften benachrichtigt, sofern Sie nicht ausdrücklich wünschen, diese nicht zu involvieren. Zudem entscheidet die Zentrale Compliance Funktion über die Einbeziehung externer Spezialisten.
Externe Spezialisten, die wir einbeziehen (wie zum Beispiel Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder forensische Experten, die im Auftrag von Groz-Beckert Ihren Hinweis untersuchen), sind uns gegenüber durch vertragliche oder gesetzliche Vertraulichkeitspflichten zur Geheimhaltung der von Ihnen mitgeteilten Informationen verpflichtet.
Im Rahmen der internen oder externen Ermittlungen werden möglicherweise Personen unterrichtet und angehört, über die ein Hinweis zu Anhaltspunkten für einen Compliance Verstoß eingegangen ist. Soweit sachdienlich oder gesetzlich vorgeschrieben erhalten diese Personen im Laufe der Untersuchung die Möglichkeit, zu dem Hinweis Stellung zu nehmen.
Zudem ist Groz-Beckert gegebenenfalls rechtlich verpflichtet, bestimmten staatlichen Stellen, insbesondere staatlichen Ermittlungsbehörden oder Gerichten, Informationen zu Compliance-Verstößen zur Verfügung zu stellen. Bei Auskunfts- und Herausgabepflichten sowie bei Beschlagnahmen können wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen nicht zurückhalten.
Die Untersuchungsergebnisse werden schließlich von der Zentralen Compliance Funktion bewertet. Diese spricht dann dem zuständigen Management gegenüber im Falle eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionierungsempfehlung aus.
Als Hinweisgeber erhalten Sie über das Ergebnis der Prüfung des gemeldeten Verstoßes und die hierauf gegebenenfalls eingeleitete Maßnahme in einem angemessenen Zeitraum – spätestens innerhalb von 3 Monaten nach Bestätigung des Eingangs Ihres Hinweises – eine Information. Die Pflicht zur Rückmeldung gilt auch dann, wenn bei längeren Untersuchungen noch kein Ergebnis der Prüfung vorliegt. In dem Fall beschränkt sich die Rückmeldung auf eine Information über den aktuellen Stand der Ermittlungen.
Nach Abschluss der Prüfung wird Ihr Hinweis unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes dokumentiert und drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
Bitte prüfen Sie vor jeder Meldung, ob hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass die der Meldung zugrundeliegenden Informationen der Wahrheit entsprechen.
Übermitteln Sie uns daher nur Informationen, bei denen Sie nach bestem Wissen davon ausgehen, dass sie zutreffen. Wenn Sie wissentlich falsche oder irreführende Informationen geben, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen. Das wissentliche Verbreiten von falschen Informationen ist in vielen Ländern strafbar. Bitte übermitteln Sie uns generell keine Informationen, wenn dies nach dem Recht Ihres Landes strafbar ist.
Wir weisen Sie in diesem Zusammenhang darauf hin, dass von Ihrem Hinweis Betroffene oder staatliche Stellen ggf. Auskunfts- oder Beschlagnahmerechte haben. Dies kann v.a. dann der Fall sein, wenn der Betroffene geltend macht, dass die gegen ihn vorgebrachten Hinweise wissentlich oder fahrlässig nicht der Wahrheit entsprechen und hiergegen Strafanzeige erstattet.
Ja, das Hinweisgebersystem von Groz-Beckert hindert Sie nicht daran, Ihren Hinweis an eine externe Meldestelle zu richten. Dies können je nach Hinweis beispielsweise die zuständigen Behörden (in Deutschland z.B. Staatsanwaltschaften, Bundesanstalten) sein. Darüber hinaus soll in Deutschland eine zentrale externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet werden und die Bundesländern haben die Möglichkeit für Meldungen, die die jeweilige Landes- und Kommunalverwaltungen betreffen, eigene externe Meldestellen einzurichten.
Zum digitalen Hinweisgebersystem „tell us“
Groz-Beckert bietet Ihnen mit dem digitalen Hinweisgebersystem „tell us“ die Möglichkeit, anonym oder unter freiwilliger Angabe von personenbezogenen Daten digital Meldungen zu adressieren.
Groz-Beckert verwendet hierfür „whistleOps by 2B Advice“
Es handelt sich hierbei um eine Plattform, die ein Ticketsystem zur Verwaltung des Falls umfasst, GDPR-konform ist und alle Anforderungen der Whistleblower-Richtlinie erfüllt.
Die Daten werden auf Servern der in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland gespeichert. Personenbezogene Daten, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von 2B Advice betriebenen Datenbank gespeichert. Alle Daten sind verschlüsselt, Passwort-geschützt und an einem gesicherten Ort gespeichert, so dass der inhaltliche Zugang zu den elektronisch gespeicherten Daten auf einen engen Kreis autorisierter Personen bei Groz-Beckert beschränkt ist. 2B Advice kann die elektronisch in der Datenbank gespeicherten Daten nicht inhaltlich einsehen. Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das Hinweisgebersystem Ihre Anonymität automatisch durch ein zertifiziertes Verfahren, das durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gesichert ist.
Über das Hinweisgebersystem „tell us“ wird Ihr Ticket grundsätzlich und ausschließlich an die Zentrale Compliance Funktion der Groz-Beckert KG adressiert.
ZUM HINWEISGEBERSYSTEM „tell us“
Für Länder, in denen sowohl die Verpflichtung besteht, ein System in Landessprache vorzuhalten, als auch eine Meldung innerhalb des Landes verpflichtend ist, bietet Groz-Beckert „tell us“ auch in der Form an, dass das System in Landessprache vorhanden ist und das Ticket von der Compliance-Verantwortlichen Person des jeweiligen Landes bearbeitet wird. Ihnen als Hinweisgeber verbleibt in diesem Fall jedoch ZUSÄTZLICH die Möglichkeit, sich über das obenstehende System direkt an die Zentrale Compliance Funktion von Groz-Beckert zu wenden.
Landesspezifische Systeme:
Person responsible for compliance:
Mrs. Mónica Gonçalves
Proteção de Dados e Gestão do Meio Ambiente, Saúde e Segurança Ocupacional
Data Protection and Environment, Health and Safety Management
Kontakt
Dr. Christian H. Müller
Leiter Recht und Versicherungen / General Counsel
(Zentrale Compliance Funktion im Rahmen des Compliance Management Systems bei Groz-Beckert)
Groz-Beckert KG
Parkweg 2
72458 Albstadt